El registro horario lleva siendo obligatorio desde 2019, pero el Gobierno y la Inspección de Trabajo han reforzado la regulación durante 2025–2026. El objetivo es claro: acabar con los registros manipulables, las horas extra no declaradas y el descontrol del teletrabajo.
Esto significa que todas las empresas —sin excepción— deberán utilizar un sistema digital, fiable, trazable y no manipulable.
Este artículo es una guía práctica para que tu empresa cumpla sin agobios y con claridad.
⭐ 1. ¿Por qué cambia la ley del control horario?
La Inspección detectó problemas graves:
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Hojas de Excel fáciles de modificar.
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Registros que “casualmente” siempre marcaban 8:00–16:00.
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Empresas sin fichajes en teletrabajo.
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Jornadas parciales que en realidad eran completas.
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Horas extra invisibles o no declaradas.
Con el refuerzo normativo, el Ministerio exige herramientas digitales con trazabilidad, para evitar la manipulación.
⭐ 2. ¿Qué exige ahora el nuevo sistema?
✔️ Registro diario obligatorio
Debe incluir:
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Hora exacta de inicio.
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Hora exacta de fin.
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Pausas y descansos.
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Tipo de jornada: ordinaria, extra, complementaria.
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Modalidad: presencial o teletrabajo.
✔️ Debe ser digital, seguro y no manipulable
Esto significa que NO son válidos:
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Excel
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Hojas firmadas
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Apps sin trazabilidad
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Sistemas que permiten editar el fichaje sin registro de auditoría
✔️ Registro accesible y exportable
La Inspección debe poder consultar:
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registros diarios
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informes por empleado
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histórico
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auditoría
✔️ Conservación mínima de 4 años
No cumplir esto es sancionable.
✔️ Obligatorio para TODOS los trabajadores
Incluye:
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teletrabajo
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jornada flexible
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contratos parciales
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directivos que no tienen derecho a excepción
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becarios y temporales
⭐ 3. Control horario en teletrabajo: cómo cumplir bien
Las empresas deben registrar la jornada aunque el trabajador esté:
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en casa
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en un coworking
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viajando
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de manera híbrida
El sistema debe permitir fichaje remoto con:
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geolocalización opcional (solo si se ajusta a protección de datos)
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registro seguro
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auditoría
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sincronización en la nube
Errores típicos que hacen saltar inspecciones:
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Fichajes desde IPs distintas sin coherencia
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Trabajadores sin registrar pausas
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Jornadas imposibles (10–12 horas sin pausa)
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No diferenciar pausa de comida de pausa corta
⭐ 4. Sanciones del nuevo sistema (y cómo evitarlas)
La Inspección puede sancionar por:
❌ No tener registro
Hasta 7.500 €.
❌ Utilizar un sistema manipulable
Sanción grave.
❌ No conservar los datos 4 años
Sanción inmediata.
❌ No diferenciar horas extra
Puede implicar inspección ampliada.
❌ No registrar teletrabajo
Muy perseguido desde 2024.
Cómo evitarlas:
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Instala software digital trazable.
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Configura auditorías automáticas.
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Revisa el cumplimiento semanal.
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Haz formación básica a los empleados.
⭐ 5. Cómo adaptar tu empresa paso a paso
1. Evalúa tu sistema actual
Si es manual, Excel o app básica → NO cumple.
2. Elige software homologado
Debe tener:
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fichaje web + móvil
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auditoría
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exportación de informes
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seguridad y encriptado
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diferenciación de tipos de jornada
3. Define un protocolo interno
Incluye:
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cómo fichar
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cómo registrar pausas
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cómo fichar en remoto
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qué hacer si no funciona la app
4. Forma al equipo
Una mala práctica de fichaje es casi peor que no fichar.
5. Revisión mensual
La empresa debe comprobar:
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horas extra
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incoherencias
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fichajes faltantes
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descansos sin registrar
⭐ 6. Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Quién está obligado al registro horario?
Todas las empresas y todos los trabajadores sin excepción.
¿Puedo seguir usando Excel?
No. La normativa exige sistemas digitales trazables.
¿Debo registrar el teletrabajo?
Sí, igual que el presencial.
¿Cuántos años debo guardar los registros?
Mínimo 4 años.
¿Qué pasa si no cumplo?
Sanciones de hasta 7.500 € e inspección ampliada.
