Cómo Prepararse para una Inspección de Trabajo en Tu Empresa
Recibir una visita de la Inspección de Trabajo genera inquietud en cualquier empresario. Sin embargo, si tu empresa cumple con la normativa laboral, una inspección no tiene por qué ser un problema. En Álamo & Antúnez Abogados asesoramos a empresas de Tenerife para que estén preparadas y sepan cómo actuar cuando un inspector se presenta.
¿Qué es la Inspección de Trabajo y Seguridad Social?
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) es el organismo público encargado de vigilar el cumplimiento de la normativa laboral, de Seguridad Social, prevención de riesgos laborales, empleo y migraciones. Su regulación básica:
- Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social: define la estructura, funciones y facultades de los inspectores.
- RD 138/2000, Reglamento de Organización y Funcionamiento de la ITSS.
- RDL 5/2000 (LISOS), Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social: tipifica las infracciones (leves, graves, muy graves) y sus cuantías.
En Canarias, la ITSS depende de la Comunidad Autónoma (transferencia de competencias desde 2010). La sede provincial de Santa Cruz de Tenerife cubre toda la provincia.
Facultades del inspector (art. 13 Ley 23/2015)
El inspector de trabajo tiene amplias facultades legales:
- Entrar libremente en cualquier centro de trabajo, sin previo aviso, en cualquier momento (incluidos turnos de noche).
- Hacerse acompañar por el empresario, su representante o los representantes de los trabajadores.
- Examinar documentación: contratos, nóminas, partes de alta/baja, libro registro de jornada, evaluación de riesgos, planes de igualdad, etc.
- Tomar declaraciones a empresarios y trabajadores, por separado o conjuntamente.
- Requerir la subsanación de deficiencias observadas (requerimiento de subsanación, art. 43 LISOS).
- Levantar acta de infracción si aprecia incumplimiento.
- Paralizar trabajos si existe riesgo grave e inminente para la seguridad de los trabajadores (art. 44 LPRL).
Motivos más frecuentes de inspección
| Motivo | Normativa | Sanción orientativa |
|---|---|---|
| Trabajadores sin contrato / sin alta en SS | Art. 22.2 LISOS | Grave: 751 – 7.500 € por trabajador |
| Incumplimiento de registro de jornada | Art. 34.9 ET (RDL 8/2019) | Grave: 751 – 7.500 € |
| Falta de evaluación de riesgos laborales | Art. 16 LPRL + art. 12.1 LISOS | Grave: 2.451 – 49.180 € |
| Horas extraordinarias no compensadas | Art. 35 ET | Grave: 751 – 7.500 € |
| Fraude en contratación temporal | Art. 15 ET (reforma RDL 32/2021) | Grave: 1.000 – 10.000 € por contrato |
| Falta de plan de igualdad (empresas ≥50 trabajadores) | LO 3/2007 + RD 901/2020 | Grave: 751 – 7.500 € |
| Incumplimiento protocolo acoso | LO 10/2022 + art. 48 LO 3/2007 | Grave: 7.501 – 30.000 € |
Documentación que debes tener preparada
No esperes a que llegue el inspector para organizar la documentación. Ten siempre accesible:
- Contratos de trabajo de todos los empleados (originales, incluidas prórrogas y anexos).
- Altas en Seguridad Social (TC2 / recibos de liquidación de cotizaciones).
- Nóminas de los últimos 4 años (plazo de prescripción salarial, art. 59 ET).
- Registro de jornada diario (art. 34.9 ET): entrada, salida, firmado por el trabajador. Conservar 4 años.
- Calendario laboral visible en el centro de trabajo (art. 34.6 ET).
- Evaluación de riesgos laborales + planificación de la actividad preventiva (art. 16 LPRL).
- Formación en PRL: acreditación de que cada trabajador ha recibido formación específica (art. 19 LPRL).
- Reconocimientos médicos: ofrecimiento y, si procede, resultados de la vigilancia de la salud.
- Plan de igualdad si la empresa tiene 50 o más trabajadores (o si el convenio lo exige).
- Protocolo de prevención del acoso (obligatorio para TODAS las empresas, independientemente del tamaño, desde la LO 10/2022).
¿Qué hacer cuando llega el inspector?
1. Identificación
Pide al inspector que se identifique con su credencial (carnet oficial de la ITSS). Tienes derecho a verificar su identidad. Los inspectores nunca piden dinero ni ofrecen “arreglos”: si alguien lo hace, estás ante un fraude.
2. Colaboración
Colaborar es obligatorio (art. 11 Ley 23/2015). La obstrucción a la labor inspectora es infracción muy grave (art. 50.1 LISOS), sancionable con multa de 25.001 a 100.000 €. Facilita el acceso al centro, entrega la documentación que solicite y responde a sus preguntas.
3. Acompañamiento
Puedes (y debes) acompañar al inspector durante toda la visita. Si tienes un abogado o asesor laboral, puedes llamarle para que esté presente. El inspector no puede impedirlo.
4. No firmes lo que no entiendas
Si el inspector levanta un acta de infracción o un requerimiento, liéselo con calma. Puedes hacer constar tus alegaciones en el acto. Si necesitas tiempo, tienes un plazo de 15 días hábiles para presentar alegaciones por escrito (art. 52.1 LISOS).
Después de la inspección: posibles resultados
- Visita sin incidencias: el inspector constata el cumplimiento. No se genera ningún documento adicional.
- Requerimiento de subsanación (art. 43 LISOS): el inspector detecta deficiencias menores y te da un plazo para corregirlas. Si cumples, no hay sanción.
- Acta de infracción: el inspector constata un incumplimiento y propone sanción. No es firme: tienes 15 días hábiles para alegar y luego recurso de alzada.
- Acta de liquidación: si detecta falta de cotización (trabajadores sin alta, diferencias en bases), la TGSS emite la liquidación de cuotas debidas.
Importante: el acta de infracción tiene presunción de certeza (art. 53 LISOS), pero es una presunción iuris tantum: puede desvirtuarse con prueba en contrario. Un buen abogado puede marcar la diferencia en la fase de alegaciones.
Cuantías de las sanciones (LISOS actualizada)
| Gravedad | Grado mínimo | Grado medio | Grado máximo |
|---|---|---|---|
| Leves | 70 – 150 € | 151 – 370 € | 371 – 750 € |
| Graves | 751 – 1.500 € | 1.501 – 3.750 € | 3.751 – 7.500 € |
| Muy graves | 7.501 – 30.000 € | 30.001 – 120.005 € | 120.006 – 225.018 € |
Cuantías conforme a la última actualización de la LISOS (RDL 5/2000, modificada por Ley 31/2022 de PGE). En materia de PRL, las cuantías son significativamente superiores.
Preguntas Frecuentes
¿Pueden inspeccionar sin aviso previo?
Sí. Las visitas de la ITSS son, por regla general, sin previo aviso (art. 13.1 Ley 23/2015). El inspector se presenta en el centro de trabajo sin cita previa. Solo se comunican previamente las actuaciones que requieren documentación compleja.
¿Puedo negarme a atender al inspector?
No. La obstrucción es infracción muy grave. Además, si impides la entrada o no entregas documentación, el inspector puede solicitar auxilio de las Fuerzas de Seguridad (art. 5.3 Ley 23/2015).
¿Puedo recurrir un acta de infracción?
Sí. El procedimiento sancionador tiene varias fases: (1) alegaciones en 15 días hábiles; (2) resolución del órgano competente; (3) recurso de alzada ante el superior jerárquico; (4) recurso contencioso-administrativo ante los juzgados. En cada fase, un abogado especialista puede reducir o anular la sanción.
¿Cuánto tiempo conservo la documentación laboral?
La prescripción general de infracciones laborales es de 3 años (art. 4.3 LISOS) excepto PRL (5 años) y Seguridad Social (4 años). Recomendación práctica: conservar todo al menos 5 años.
¿Te han notificado una inspección o un acta de infracción?
En Álamo & Antúnez Abogados asesoramos a empresas de Tenerife en derecho laboral y procedimientos sancionadores. Podemos acompañarte durante la visita, preparar la documentación o recurrir actas y sanciones.
Llámanos al 822 04 33 35 o escríbenos por WhatsApp.
Documentación que la Inspección solicita siempre: ten estos 8 documentos preparados
Cuando un inspector se persona en tu empresa, lo primero que solicita es documentación. Tenerla preparada y organizada transmite profesionalidad y reduce la probabilidad de que el inspector profundice en áreas problemáticas. Los 8 documentos que debes tener siempre a mano son:
- Contratos de trabajo de toda la plantilla: originales o copias compulsadas, incluyendo anexos, modificaciones sustanciales de condiciones de trabajo (art. 41 ET) y pactos de no competencia postcontractual. Deben coincidir con los datos comunicados al SEPE (Contrat@).
- Nóminas de los últimos 4 años: firmadas por el trabajador o con justificante de transferencia bancaria. El inspector verificará que los conceptos retributivos coinciden con el convenio colectivo aplicable y que las cotizaciones a la Seguridad Social son correctas.
- Registro de jornada: desde el RDL 8/2019, es obligatorio para todas las empresas. Debe ser diario, individual, incluir hora de entrada y salida, y conservarse 4 años. El inspector lo pide en la primera visita — si no existe, es infracción grave directa (751-7.500 euros).
- Calendario laboral: el calendario laboral del año en curso, pactado con los representantes de los trabajadores o expuesto en el centro de trabajo. Debe incluir la distribución de la jornada anual, festivos, vacaciones y horarios.
- Plan de prevención de riesgos laborales: documento que integra la actividad preventiva de la empresa (art. 16 LPRL). Incluye la evaluación de riesgos, la planificación de la actividad preventiva, los resultados de los reconocimientos médicos (sin datos clínicos) y los certificados de formación preventiva de los trabajadores.
- Libro de visitas de la Inspección: puede ser físico o electrónico (Libro de Visitas Electrónico de la ITSS). Toda actuación inspectora se registra en él. Si la empresa no lo tiene, el inspector lo anota como incumplimiento.
- Recibos de liquidación de cotizaciones (RLC/TC2): justificantes de pago de las cotizaciones a la Seguridad Social de los últimos 4 años. El inspector verificará que los trabajadores dados de alta coinciden con los que encuentra en el centro de trabajo.
- Acta de elección de representantes (si aplica): en empresas de 6 o más trabajadores que hayan celebrado elecciones sindicales, el acta de constitución del comité de empresa o delegados de personal.
Infracciones más frecuentes en empresas de Tenerife y cómo evitarlas
Basándonos en los datos de la Inspección Provincial de Santa Cruz de Tenerife y en nuestra experiencia como asesores de empresas, las infracciones más frecuentes (y cómo prevenirlas) son:
- Trabajadores sin alta en la Seguridad Social: infracción muy grave, sanción de 3.126 a 10.000 euros POR TRABAJADOR. Prevención: dar de alta ANTES de que el trabajador empiece a trabajar (la ley exige el alta previa al inicio de la prestación de servicios). En hostelería y comercio de Tenerife, las «pruebas» no dadas de alta son un clásico — y son ilegales.
- Contratos temporales sin causa: infracción grave, 1.000 a 10.000 euros por contrato. Prevención: desde la reforma de 2022, solo existen dos causas de temporalidad (circunstancias de la producción y sustitución). Si necesitas cubrir un puesto permanente, el contrato es indefinido o fijo-discontinuo.
- Horas extra no cotizadas ni registradas: infracción grave. Prevención: registrar TODAS las horas trabajadas (el registro de jornada es tu mejor defensa), pagar o compensar las horas extra, y cotizar por ellas. Límite: 80 horas extra al año (art. 35.2 ET).
- Falta de formación en prevención de riesgos: infracción grave, hasta 49.180 euros. Prevención: todo trabajador debe recibir formación preventiva específica para su puesto ANTES de empezar a trabajar y cuando cambien las condiciones de trabajo. La formación debe ser teórica y práctica, en horario laboral, y documentada con certificado firmado.
- Salarios por debajo del convenio: infracción grave, 751 a 7.500 euros. Prevención: verificar periódicamente que las tablas salariales del convenio colectivo aplicable están actualizadas. En Tenerife, los convenios de hostelería y comercio se actualizan con frecuencia — un descuido de 6 meses puede generar diferencias salariales significativas que se reclaman con intereses.
Qué hacer y qué NO hacer durante la visita del inspector
La actitud de la empresa durante la inspección puede influir significativamente en el resultado. Estas son las pautas que recomendamos a nuestros clientes:
- SÍ: colaborar activamente. La obstrucción a la labor inspectora es infracción muy grave (art. 50 LISOS), con sanciones de 6.251 a 187.515 euros. Facilitar la documentación solicitada con prontitud y acompañar al inspector durante la visita.
- SÍ: tener localizado al asesor laboral. El empresario puede estar acompañado por su asesor (abogado, graduado social) durante la inspección. Tener su teléfono a mano permite consultarle cualquier duda antes de responder al inspector.
- NO: improvisar respuestas. Si el inspector pregunta algo que no sabes, es mejor decir «voy a comprobarlo» que inventar una respuesta que pueda contradecirse con la documentación. Las declaraciones del empresario durante la inspección tienen valor probatorio.
- NO: alterar documentación sobre la marcha. Si el inspector detecta que se están modificando registros de jornada, contratos o nóminas durante la visita, puede constituir delito de falsedad documental (art. 392 CP) además de infracción muy grave.
- NO: intimidar a los trabajadores. El inspector entrevistará a trabajadores por separado. Cualquier intento de coordinar respuestas o amenazar consecuencias es una infracción adicional y refuerza la posición del inspector. Los trabajadores tienen derecho a declarar libremente y la empresa no puede represaliarles por ello.
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